Presupuestos y Cálculos

Agrupadas y organizadas las cifras nos dan oportunidades e información que nos ayuda a tomar decisiones adecuadas. Manejar grandes cantidades de cifras y datos es posible con la ayuda de las Tablas de Cálculos.

Uso tablas de cálculos en el trabajo ya hace muchos años. Diferentes tablas para diferentes tareas. Normalmente no me lo piden, es mi iniciativa. Pero casi siempre cuando pongo en marcha una tabla, pronto después se ven los resultados positivos. También usamos tablas en casa. Tenemos bastante información sobre Cuándo, Dónde, Cómo y Cuánto hemos conseguido nuestros ingresos y sobre todo: tenemos mucha información sobre nuestros gastos.

La información sirve para prevenir y elegir. Saber significa Poder.

La Estructura

Una tabla es una estructura de fórmulas. Principalmente se suman cifras. Una vez preparada la estructura, la tabla se puede usar cambiando algunas cifras. El resultado final se cambia automáticamente. También se puede usar la tabla cambiando todos los datos ejecutando una nueva tarea.

Cada tarea es distinta. Por esto cada tabla que hago sale distinta. Algunos programas dan plantillas que pueden facilitar el inicio. Yo no uso plantillas por una razón: yo mejoro las tablas con el tiempo. Por esto yo prefiero crear las fórmulas desde el inicio, para que puedo cambiar la estructura de la tabla fácilmente, cuando esto sea necesario.

Desarrollo de tablas

• Elegir lo que es útil

Intento dar prioridad a lo que es útil, y dejar aparte lo que no me parece importante.

• Simplificar

Con los cambios las tablas siempre me quedan más grandes y más complejas. Simplificando las tablas se convierte en una parte del desarrollo.

Toques personales

• Empiezo con Clave

Siempre empiezo con lo que es importante, una cifra, un dato. Después pongo descripción si esto es necesario. No lo hago al revés, como normalmente se hace en un papel.

• Uso 2 hojas

En la primera hoja pongo los resultados, las sumas, los datos, las gráficas. En la segunda hoja pongo las cifras, de las que vienen los datos principales. Es una manera de hacer tablas ordenadas, que sean fáciles de entender, incluso después de pasar un tiempo.

• Colores

Los colores me ayudan a agrupar las cifras.

Lo Importante

Lo importante es Confiar en las cifras. Osea, que las cifras que se calculan de la máquina sean reales, verdaderas, auténticas. Por esto siempre cuando es posible yo hago verificaciones.

Programas y Apps

Los programas más importantes son 3: Excel, Numbers y Hojas de Cálculos. Pertenecen a los gigantes de la tecnología: Microsoft, Apple y Google. Cada un programa tiene sus ventajas. Excel es más popular, la usa mucha gente y es cómoda cuando hay que compartir archivos. Numbers es quizás la más intuitiva de todos. Se trabaja de manera fácil. Es cómodo cuando se usa con los dispositivos de Apple: el Mac, el iPad, y el iPhone. Las hojas de Cálculos de Google son buenas cuando se trabaja de forma compartida. Por ejemplo: varios usuarios rellenan datos en una sola hoja. También es buena si la información se tiene que compartir por internet, por ejemplo: visualizar la tabla en una página web.

Cualquier de los tres programas es bueno y puede facilitar muchísimo el trabajo de un equipo. Mejor dicho: de Cualquier Equipo.

11/2016